Informationen zur Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Mitglieder, Mandatsträger, Teilnehmer an Veranstaltungen, Interessenten und Geschäftspartner

Mit den nachfolgenden Informationen gibt der Deutsche BundeswehrVerband e.V. (nachfolgend „DBwV“) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Mitglied, Mandatsträger, Interessent und Geschäftspartner nach der DS-GVO.

I. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der:

Deutscher BundeswehrVerband e.V.
Stresemannstraße 57
10963 Berlin

Telefon: (030) 23 59 90-0
Telefax: (030) 23 59 90-999
E-Mail: service@dbwv.de

Erste Ansprechstelle für den Datenschutz ist der Datenschutzkoordinator, Herr Oliver Krause, den Sie via E-Mail an datenschutz@dbwv.de kontaktieren können. Unter der vorgenannten Anschrift sowie über die E-Mail-Adresse datenschutzbeauftragter@dbwv.de erreichen Sie außerdem den Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Stefan Drewes.

II. Kategorien von personenbezogenen Daten

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten vom DBwV verarbeitet werden, hängt von Anlass, Rahmen und Vertragsbeziehung ab. Zu unterscheiden ist zum Beispiel zwischen Mitgliedern, Mandatsträgern, Interessenten und Geschäftspartnern. Im Rahmen einer Mitgliedschaft, eines Mandats, einer Anfrage oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet der DBwV in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel nachfolgende Kategorien von Daten. In Formularen, mit denen personenbezogene Daten erhoben werden, ist jeweils gekennzeichnet, welche Daten hierfür zwingend erforderlich sind und welche Daten freiwillig mitgeteilt werden können.

• Name, Vorname, akademischer Titel, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, Mobiltelefon, E-Mail), Geburtsdatum, Familienstand, beruflicher/familiärer Status, Dienstgrad, Dienstzeitbeginn und -ende, dienstliche Kontaktdaten, Einheit/Truppenteil, Dienstort, Mitgliedsnummer, Zugehörigkeiten zu Landesverband, Bezirk und Kameradschaft sowie die Mitglieder- und Verbandshistorien.
• Bei Ermäßigung oder Befreiung vom Mitgliedsbeitrag den Pflegegrad und/oder die Schwerbeschädigung.
• Für den Zugang von Mitgliedern und Mandatsträgern zum Internen Bereich des DBwV („Community“) Ihren Benutzernamen und Passwort. Die Daten Anrede, Titel, akademischer Titel, Name und Vorname werden (sofern dort aufgrund des Mitgliedsantrages gespeichert) aus der Mitgliederdatenbank des DBwV in das persönliche Profil übernommen und sind zusammen mit der Kameradschaft und dem Landesverband für alle registrierten Nutzer sichtbar. Alle weiteren Daten in den freien Feldern inklusive eines von Ihnen hochgeladenen Fotos sind freiwillig und werden nicht in die Mitgliederdatenbank des DBwV übernommen.
• Für den Zugang ausschließlich von Mandatsträgern zur digitalen Lernplattform DBwV-Campus („Campus“) Ihre private E-Mail-Adresse, und Passwort . Der Campus ist unter www.dbwv-campus.de zu erreichen. Für die Anmeldung wird Ihre persönliche E-Mail-Adresse, die Sie dem DBwV zuvor mitgeteilt haben müssen, sowie ein individuelles Passwort benötigt. Die dem DBwV mitgeteilte dienstliche E-Mail-Adresse kann nicht für die Anmeldung genutzt werden. Sollte der DBwV keine private E-Mail-Adresse von Ihnen gespeichert haben, kann kein Benutzerkonto für Sie angelegt werden. Eine selbstständige Registrierung – also das Anlegen eines Benutzerkontos – ist Ihnen nicht möglich. Ihr Konto wird automatisch vom DBwV für Sie angelegt. Die Daten Vorname, Nachname, Geburtsdatum und private E-Mail-Adresse werden automatisch aus der Mitgliederverwaltung in Ihrem Profil im Campus angelegt. Dies geschieht einmal für alle bestehenden Mandatsträger zum Start des Campus‘ und danach in einem Monatsrhythmus. Dann allerdings nur für neu ins Amt gewählte Mandatsträger. Ferner werden Ihre Kursteilnahmen und Lernerfolge gespeichert.
• Firmierung ggf. auch bestehend aus Namen, Vornamen, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Branche, Ansprechpartner im Unternehmen mit Namen, Vornamen, Funktion, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail).
• Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe).
• Zahlungsverkehrs- und -auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge), Bonitäts-Score (Zahlungsverhalten bei Geschäftspartnern, in sehr seltenen Fällen bei Mitgliedern z.B. aufgrund vorangegangener Zahlungsausfälle).
• Ausschließlich bei Geschäftspartnern: Auftragshistorie und Umsätze.
• Daten im Rahmen der Führung von Rechtsstreitigkeiten der jeweiligen Gegenseite und deren Prozessbevollmächtigten.
• Der DBwV nutzt für die satzungsgemäße Durchführung der Gremienarbeit das Online-Tool "Digitales Antragswesen" der Firma antragsgrün.de (Tobias Hößl). Das Tool wird auf den Servern des DBwV gehostet. Für den Zugang zu dem Online-Tool Digitales Antragswesen für Delegierte werden in der Einführungsphase die Funktions-E-Mail-Adressen der Kameradschaften und die personenbezogenen Daten von maximal 5 Angehörigen des jeweiligen Kameradschaftsvorstands verarbeitet. In der Ausbauphase werden für den Zugang individuelle Accounts für alle Delegierten auf der Basis der beim DBwV hinterlegten privaten E-Mail-Adresse der Delegierten verarbeitet. Hierzu werden dann zur vorherigen Nutzeranlage Name, Vorname, Mitgliedsnummer und die private E-Mail-Adresse aus den beim DBwV im Rahmen der Mitgliedschaft hinterlegten Daten verarbeitet. Folgende weitere Daten werden bei Nutzung des Tools verarbeitet: Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, das Betriebssystem der nutzenden Person, den Internet-Service-Provider der nutzenden Person, die IP-Adresse der nutzenden Person, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles des Systems gespeichert. Nicht hiervon betroffen sind die IP-Adressen der nutzenden Person oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zur nutzenden Person ermöglichen, da nur der erste Teil der IP-Adresse gespeichert wird, der für eine Identifizierung nicht ausreichend ist. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der nutzenden Person findet nicht statt. Zusätzlich wird der jeweilige Antragstext verarbeitet.
   

Sofern es während der Mitgliedschaft, der Interessentenbetreuung oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden weitere Daten, wie zum Beispiel Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.

III. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Der DBwV verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und die entsprechenden Kategorien zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (z.B. Mitgliedschaft, Einladungen zu Veranstaltungen, Workshops und Tagungen, sonstige Geschäftsbeziehung) inklusive damit zusammenhängender Informationsbereitstellungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen, Informationsbestellungen) mit Ihnen nach Art. 6 (1) b) DS-GVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten beispielsweise im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Freiwillige Angaben zur Mitgliedschaft, die als solche auch in dem Mitgliedsantrag gekennzeichnet sind, werden auf der Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DS-GVO verarbeitet.

Der DBwV unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 (1) c) oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 (1) e) DS-GVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem:

• Die Antrags- und Nachweispflichten im Rahmen von Zuwendungen durch öffentliche Stellen.
• Die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten (z.B. gesetzliche Unfallversicherung).
• Die Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. EU-Sanktionslisten).
• Die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und Prüfungsanforderungen.
• Die Erfüllung behördlicher und gerichtlicher Weisungen und Anordnungen.
• Die Bewertung und Steuerung von Risiken des DBwV.
• Die Datenverarbeitung für die Nutzung des Online-Tools "Digitales Antragswesen"  im Rahmen der satzungsgemäßen Ausübung der Mitgliedschaft im DBwV.
   

Sofern erforderlich verarbeitet der DBwV Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DS-GVO zur Wahrung berechtigter Interessen des DBwV oder Dritter. Unter anderem folgende Datenverarbeitungen basierend auf der Interessensabwägung:

• Die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen für Zwecke der Berichterstattung über die satzungsgemäßen Aktivitäten des DBwV im Magazin „Die Bundeswehr“, in den sozialen Medien, auf der Homepage (www.dbwv.de), Pressemitteilungen, Newslettern und Broschüren. Sofern besondere Gründe gegen die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen vorliegen, auf denen Sie unter Umständen bestehen, sprechen Sie bitte vor Ort die Veranstaltungsleitung oder das Fotografen-/Kamerateam an.
• Die Datenverarbeitungen im Rahmen Ihrer Interaktionen im Internen Bereich („Community“).
• Die Datenverarbeitungen im Rahmen der Interaktionen und Teilnahme an Kursen in der digitalen Lernplattform Campus, soweit die Kurzteilnahme nicht verpflichtend ist.
• Maßnahmen zur Vereinssteuerung und Weiterentwicklung von satzungsgemäßen Aufgaben.
• Die Datenübermittlungen/Datenabgleiche zwischen mit den verbundenen Unternehmen und Organisationen (z.B. Förderungsgesellschaft des DBwV mbH, Bildungswerk des Deutschen BundeswehrVerbandes e.V.) im Rahmen der Inanspruchnahme von Service-Leistungen für Mitglieder des DBwV.
• Ihre Teilnahme an Gremiensitzungen und Veranstaltungen wie beispielsweise (Zielgruppen-)Tagungen oder Arbeitsgruppensitzungen sowie die Übersendung weiterer dazugehöriger Informationen.
• Der Erfahrungs- und Informationsaustausch mit (ehemaligen) militärischen und zivilen Angehörigen der Bundeswehr, Mitgliedern der Bundesregierung und Landesregierungen, Mitglieder des Deutschen Bundestags und der Länderparlamente, Vertreter der Wissenschaft, der Presse und anderer Verbände sowie der Öffentlichkeit in Deutschland wie Europa.
• Die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten auch im Rahmen des Rechtsschutzangebotes für Mitglieder.
• Die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des DBwV.
• Die Verhinderung von Straftaten.
• Die Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen).
• Die Nutzung des Gäste-WLAN.
• Der Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken bei Geschäftspartnern und in den vorgenannten Ausnahmefällen bei Mitgliedern mit vorangegangenen Zahlungsausfällen.
   

Ebenfalls im Rahmen von Art. 6 (1) f) DS-GVO zur Wahrung berechtigter Interessen des DBwV verarbeitet er Ihre Daten zum Beispiel auf der Basis der Mitgliedschaft, einer Ehrenamtsvereinbarung, bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte, an Ihren Interessen orientierte Informationen im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecken des DBwV. Folgende Datenverarbeitungen basieren hierauf:

• Postalische Werbung, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben. Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den oben angegebenen Kontaktdaten widersprechen.
• Telefonische Werbung gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens Ihres mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben. Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten widersprechen.

IV. Der DBwV übermittelt Ihre Daten nicht für werbliche Zwecke an Dritte.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und/oder für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a), 7, 9 DS-GVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widerrufen werden. Einwilligungen können unter anderem erteilt werden für

• die Verarbeitung freiwillig angegebener Daten im Rahmen des Mitgliedsantrages wie z.B. auch den Pflegegrad und/oder Schwerbeschädigung für die Ermäßigung oder Befreiung vom Mitgliedsbeitrag als besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 (2) a) DS-GVO;
• die telefonische Kontaktaufnahme zu Versicherungsangeboten der Continentale Krankenversicherung a.G.;
• die Information über Service-Angebote der Förderungsgesellschaft des Deutschen BundeswehrVerbandes mbH;
• die telefonische Werbung für Mitgliederangebote von Partnern in Kooperation mit dem DBwV;
• die Verwendung von Foto- und Filmaufnahmen für werbliche Zwecke des DBwV (z.B. Mitgliederwerbung).

V. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb des DBwV erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch vom DBwV eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO beauftragt werden. Mögliche Empfänger personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:

• die DBV Deutsche Beamtenversicherung Zweigniederlassung der AXA Versicherung AG im Rahmen der Diensthaftpflichtversicherung;
• die Förderungsgesellschaft des Deutschen BundeswehrVerbandes mbH im Rahmen der gesonderten Teilnahme an der Vorteilswelt;
• Hotels und Eventlocations bei Gremiensitzungen und Veranstaltungen;
• öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Polizei, Bundeswehr) bei Gremiensitzungen Veranstaltungen aus Gründen der Sicherheit;
• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Unfallversicherungsträger, Bundeszentralamt für Steuern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
• andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute;
• Auftragsverarbeiter z.B. für die Mitglieder- und Spendenwerbung, für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, die Archivierung, die Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, das Controlling, das Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, den Druck und Versand von personalisierten Schreiben, den E-Mail-Versand, die Datenvernichtung, von Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen und den Zahlungsverkehr;
• Auftragsverarbeiter für die Steuerung und den Betrieb der digitalen Lernplattform Campus (X-CELL AG, Kaistraße 2, 40221 Düsseldorf);
• Auskunfteien im Rahmen einer Bonitätsanfrage zu Unternehmen;
• weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

VI. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR und (sogenannte Drittstaaten) erfolgen nur, soweit dies zur Ausführung der Mitgliedschaft oder Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat, zu denen kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 (III) DS-GVO vorliegt, eingesetzt, werden diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

VII. Dauer der Datenspeicherung

Der DBwV verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist, z.B. in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen, zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und Geldwäschegesetz mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zehn Jahren z.B. für Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen);
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 30 Jahren nach § 197 BGB z.B. im Rahmen von rechtskräftig festgestellten Ansprüchen, Ansprüchen aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden;
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 3 Jahren nach § 195 BGB für Nachweiszwecke und eine evtl. erforderliche Klärung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche (z.B. die Korrespondenz im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechte).
• Der DBwV-Campus speichert Ihre persönlichen Lernerfolge. Diese sind mit Ausnahme des Datenschutzkurses nur für Sie und nicht für andere einsehbar und werden nach Beendigung Ihres Mandats gelöscht. Die erfolgreiche Teilnahme am Datenschutzkurs wird aus Nachweisgründen vom DBwV zentral gespeichert. Wenn Sie ohne Beendigung der Mitgliedschaft im DBwV aus einem Mandat ausscheiden und zu einem späteren erneut ein Mandat übernehmen, ist in Ihrem neuen Campus-Konto die erfolgreiche Kursteilnahme bereits hinterlegt und daher keine erneute Teilnahme erforderlich. Mit Beendigung der Mitgliedschaft im DBwV wird auch diese Kursteilnahme gelöscht.
• Der DBwV speichert die Daten im Zusammenhang mit dem digitalen Antragswesen bis zum Ablauf der Anfechtungsfrist von Beschlüssen der Gremien. Die Anfechtungsfrist beträgt in der Regel einen Monat und beginnt mit der Veröffentlichung des Protokolls. Erfolgt eine Anfechtung von Beschlüssen, werden die Daten bis zur Entscheidung über die Anfechtung gespeichert.

VIII. Ihre weiteren Datenschutzrechte

Folgende weiteren Rechte stehen Ihnen als Betroffener vom Grundsatz her und, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen, zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DS-GVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DS-GVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO);
   

Widerspruchsrechte
Es besteht ein einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 (I) DS-GVO) aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und eine Datenverarbeitung nach Art. 6 (I) e) und Art. 6 (I) f) DS-GVO betreffen.

Ferner besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken (Art. 21 (III) DS-GVO), das sog. Werbewiderspruchsrecht. Sie können einer werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten widersprechen.

IX. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Vertragsbeziehung (z.B. (Förder-)Mitgliedschaften, sonstige Verträge) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Mitgliedschaft oder einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss der Mitgliedschaft oder des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen.

Stand: 09/2024