Grundsätze des Umgangs mit den personenbezogenen Daten der Mitglieder des DBwV e.V.

1. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs 7. DS-GVO

Deutscher BundeswehrVerband e.V.
Bundesgeschäftsstelle Berlin
Stresemannstrasse 57
10963 Berlin


Datenschutzbeauftragter des DBwV e.V.

Deutscher BundeswehrVerband e.V.
Datenschutzbeauftragter
Stresemannstrasse 57
10963 Berlin
Telefon: (030) 23 59 90-629
E-Mail: datenschutz@dbwv.de
 

2.     Herkunft der personenbezogenen Daten

Die Mitglieder des DBwV haben mit Ihrem Aufnahmeantrag ihre Einwilligung dazu erteilt, dass ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Verbandsarbeit und zur Mitgliederinformation und auch von den verbundenen Unternehmen und Organisationen (FÖG, FöV, HVMS, KTMS, MGI und SVS) genutzt werden dürfen. 

Im DBwV werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die das Mitglied dem Verband bereitstellt. Darüber hinaus werden Daten, so erforderlich, im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen durch die verbundenen Unternehmen und Organisationen ((FÖG, FöV, HVMS, KTMS, MGI und SVS) verarbeitet.

Relevante personenbezogene Daten sind Stammdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und-Ort). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten , Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre Beitragszahlung, Dokumentationsdaten ( z.B. Unterlagen der Rechtsberatung oder andere Beratungsprotokolle), Registrierdaten, Angaben zur Mandatstätigkeit, Ehrungen und Auszeichnungen sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
 

3.    Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Mitglieder erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und auf der Grundlage eines gemeinsamen Datenschutzmanagements für den DBwV e.V.  sowie der mit dem DBwV verbundenen Unternehmen und Organisationseinheiten

Im Einzelnen werden die personenbezogenen Daten der Mitglieder wie folgt genutzt:

3.1.    Im Rahmen der Mitglieds-/- Beitragskonten

Auf Basis der Stammdaten wird für jedes Mitglied ein elektronisches Mitglieds-/Beitragskonto angelegt und geführt, das einer geordneten Administration der Mitgliedschaft dient. Das Mitglieds-/Beitragskonto besteht während der Mitgliedschaft und wird nach deren Beendigung (durch Kündigung oder durch Ausschluss) für die weitere Bearbeitung gesperrt und nach Ablauf von zehn Jahren gelöscht.

3.2.    Im Rahmen der Führung der Mitgliedsakte

Ergänzend zum Mitglieds-/Beitragskonto wird außerdem eine elektronische Mitgliedsakte geführt. Diese enthält sämtlichen unmittelbar auf die Mitgliedschaft bezogenen Schriftverkehr, Gesprächsnotizen und interne Bearbeitungsvermerke, regelmäßig von der Beitrittserklärung bis zur Kündigung.
Die Mitgliedsakte wird nach der Beendigung der Mitgliedschaft für die weitere Bearbeitung gesperrt und nach Ablauf von zehn Jahren gelöscht; die Sperrung gilt nicht für den nachlaufenden Schriftverkehr, der sich beispielsweise aus offenen Beitragsforderungen oder auch datenschutzrechtlichen Auskunftsersuchen ergeben kann.

3.3.    Im Rahmen der Führung der Rechtsakte

Falls Mitglieder Beratungs- oder Rechtsschutzleistungen des DBwV in Anspruch nehmen, wird auf Basis der Stammdaten außerdem eine elektronische Rechtsakte angelegt und geführt.
Die Rechtsakte wird nach der Beendigung der Mitgliedschaft für die weitere Bearbeitung gesperrt und nach Ablauf von zehn Jahren gelöscht; die Sperrung gilt nicht für den nachlaufenden Schriftverkehr in bereits anhängigen Verfahren.

3.4.    Im Rahmen der Verein/Mandatstätigkeit

Soweit sich Mitglieder innerhalb des DBwV engagieren und ehrenamtliche Funktionen ausüben (beispielsweise in Kameradschaften, überörtlichen Vorständen oder satzungsmäßigen Gremien), wird dies im individuellen Mitglieds-/Beitragskonto erfasst und nachgehalten. Daneben werden für Kameradschaften, überörtliche Vorstände und Gremien selbst Sachakten geführt, die Wahl-, Sitzungs- und Veranstaltungsprotokolle sowie Reise- und Tätigkeitsberichte mit personenbezogenen Daten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder auch einzelner Mitglieder enthalten.

3.5.    Im Rahmen von Wahlen der Mitarbeitervertretung

Soweit sich Mitglieder im Rahmen von Personalratswahlen für den DBwV engagieren, werden durch die im DBwV zuständige Stelle  über die Stammdaten hinaus personenbezogene Daten beim Mitglied erhoben und im Rahmen der verbandlichen Begleitung der Personalratswahl(en) nach Maßgabe des jeweils veröffentlichten Aktionsplans verarbeitet, insbesondere solche, die aufgrund der gesetzlichen Vorgaben für die Erstellung von Wahlvorschlagslisten erforderlich sind.

3.6.    Im Rahmen der Abrechnungsunterlagen zu Veranstaltungen

Soweit Mitglieder an Veranstaltungen des DBwV teilnehmen, sind regelmäßig auch Teilnehmerlisten mit personenbezogenen Daten Gegenstand der Abrechnungsunterlagen. Diese Unterlagen werden nach der Bearbeitung zu Nachweiszwecken gegenüber der Finanzverwaltung in der Buchhaltung gespeichert und nach Ablauf von zehn Jahren vernichtet. Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nicht.

3.7.    Im Rahmen von Einzelabrechnungen

Soweit Mitglieder in ihrer Funktion als Mandatsträger einzelabrechnungsberechtigt sind, werden die zugehörigen Abrechnungsunterlagen nach der Bearbeitung zu Nachweiszwecken gegenüber der Finanzverwaltung in der Buchhaltung gespeichert und nach Ablauf von zehn Jahren vernichtet. Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nicht.

3.8.    Aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Mitglieder dem DBwV eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten an die mit dem DBwV verbundenen Unternehmen und Organisationseinheiten ) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis dieser Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
 

4.    Rechte des Betroffenen

Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ( Sperrung) nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DS-GVO i.V.m. §19 BDSG).
 

5.    Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung muss das Mitglied nur diejenigen personenbezogen Daten bereitstellen die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten wird der Verband in der Regel den Mitgliedsantrag oder die Ausführung von anderen Aufträgen ablehnen müssen.
 

6.    Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzt der DBwV keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO.
 

7.    Profilbildung (Scoring)

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Mitglieder dient in keinem Fall bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten oder auszuwerten.
 

8.    Widerspruchsrecht

Jedes Mitglied hat das Recht, aus Gründen die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen.  Der DBwV verarbeitet diese Daten dann nicht mehr, es sei denn er kann zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die dem Interesse, dem Recht und der Freiheit des Betroffenen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Einzelfällen verarbeitet der DBwV und die mit Ihm verbundenen Unternehmen und Organisationseinheiten personenbezogene Daten der Mitglieder, um Direktwerbung zu betreiben. Der Betroffene hat das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihm betreffender personenbezogener Daten zum Zweck derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für die Zwecke der Direktwerbung, so werden diese Daten nicht mehr zu diesem Zweck verarbeitet.

Der Widerspruch kann formfrei, jedoch schriftlich erfolgen und ist an service@dbwv.de zu richten.
Für weitere Fragen im Zusammenhang mit dem Schutz der personenbezogenen Daten im DBwV wenden Sie sich vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragten des Verbandes:

datenschutz@dbwv.de