Von der Umfrage erhofft sich das Ministerium wertvolle Hinweise auf Möglichkeiten, den bürokratischen Aufwand zu verringern
Umfrage zum Bürokratiabbau: Schnell noch mitmachen!
Das Regelungs- und Antragswesen der Bundeswehr ist berüchtigt. Für nahezu jedes Anliegen gibt es eine Vorschrift und ein oder mehrere Formulare, um es in der richtigen Form vorzubringen. Nicht immer erschließen sich die Arbeitsschritte von selbst – mitunter ist das korrekte Ausfüllen eines Antrags sehr zeitaufwendig. Das kostet den Antragsteller nicht nur reichlich Nerven, sondern bindet auch kostbare personelle Ressourcen.
Verteidigungsministerin Ursula von der Leyen hat diese Herausforderung erkannt – und strebt einen umfassenden Bürokratieabbau im gesamten Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) an. Im September 2016 hob die Ministerin das strategische Projekt „Agenda Deregulierung“ aus der Taufe. Zunächst bis Ende 2020 soll der tägliche Papierkram systematisch auf das notwendige Minimum reduziert werden.
„Bürokratie ist grundsätzlich nichts Schlechtes, weil sie den Mitarbeitern Handlungssicherheit gibt, Transparenz schafft und hilft, einen geordneten Dienstbetrieb sicherzustellen“, sagt Oberstleutnant i.G. Ulrich Pfefferl vom Referat Bürokratieabbau, Regelungs- und Arbeitszeitmanagement im BMVg. „Die Mitarbeiter sollten allerdings nicht durch unnötige Bürokratie von ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten werden.“ Könnten solche bürokratischen Hemmnisse abgebaut werden, steige nicht nur die Attraktivität des Dienstes – überdies werde auch die Effizienz der ganzen Organisation verbessert.
Um möglichst viele bürokratische Barrieren zu erfassen, hat das Referat Bürokratieabbau in den letzten zwölf Monaten unter anderem knapp 3000 allgemeine Regelungen unter die Lupe genommen. Dabei wurden mehr als 240 Bereiche mit potenzieller Bürokratiebelastung identifiziert und auf einer sogenannten Bürokratielandkarte verzeichnet. Die Landkarte bildet die Grundlage für die spätere Umsetzung konkreter Maßnahmen. „Wir wollen zunächst einmal wissen, wann, wo und wie die meiste Bürokratie entsteht“, sagt Pfefferl.
Am besten wissen das natürlich die Betroffenen selbst. „Auf Grundlage der Bürokratielandkarte haben wir mehr als ein Dutzend Experteninterviews geführt. Bei Truppenbesuchen und einem Symposium für Führungskräfte im August haben wir noch mehr Eindrücke gewonnen“, so der Oberstleutnant. Im nächsten Schritt sollen so viele Bundeswehrangehörige wie möglich quer durch alle Statusgruppen und Organisationsbereiche befragt werden: „Wir wollen erfahren, wo die größten bürokratischen Hürden liegen.“
Soldaten und Zivilbeschäftigte können sich per Onlineumfrage anonym am Bürokratieabbau beteiligen. „Die Umfrage ist Ende Oktober auf www.bundeswehr.org online gegangen“, sagt Pfefferl. Bis Ende des Jahres kann jeder Bundeswehrangehörige von seinem Dienstcomputer aus die aus seiner Sicht lästigsten Vorschriften, Abläufe und Regularien mitteilen – je mehr Mitarbeiter sich beteiligten, desto präziser sind die Ergebnisse. „Wir brauchen die Hilfe aller Bundeswehrangehörigen, um verzichtbare Bürokratie aufzuspüren.“
Noch im ersten Quartal 2018 sollen aus den ausgewerteten Informationen Handlungsempfehlungen für den weiteren Bürokratieabbau abgeleitet werden. „In Abstimmung mit der Leitung und den fachlich zuständigen Referaten des BMVg werden wir konsequent an jene Bereiche herangehen, die am häufigsten genannt wurden.“ Mittel- bis langfristig wolle man so viele Mitarbeiter wie möglich von überflüssiger Bürokratie entlasten. „Wir möchten den Menschen wieder mehr Luft zum Atmen geben, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können“, so der Oberstleutnant.
Erster Schritt auf diesem Weg: das neue Formularmanagementsystem (FMS), das die alte Formulardatenbank im Intranet der Bundeswehr ersetzt. Im Übergang zum FMS wurden mehr als 550 überflüssige Formulare aus der Datenbank entfernt.
Die neue „Formularlandschaft“ soll in den nächsten Jahren schrittweise mit intelligenten, also online auszufüllenden Formularen bestückt werden. Dies soll mittelfristig das Beantragen von beispielsweise Dienstreisen und Arbeitsmitteln wesentlich erleichtern. Außerdem soll das Formularmanagementsystem mit dem Regelungsmanagement und dem Bundeswehrwiki verknüpft werden – so können Hintergrundinformationen sowie die jeweils aktuellen Regelungen sowie Formulare leichter und schneller zusammengesucht werden.
